Novità

Settembre 2026

Fase di verifica prima dell'approvazione — il doppio controllo sui vostri documenti

Finora esistevano due soli stati: un documento era in arrivo oppure era approvato. Da oggi potete attivare una fase intermedia facoltativa: «Verificato». Chi controlla il documento nel merito — per esempio il responsabile in commessa — lo contrassegna come verificato. Solo dopo può avvenire l'approvazione amministrativa. Siete voi a decidere per quali tipi di documento vale questa fase (ordini, conferme d'ordine, documenti contabili, bolle di consegna).

Il vantaggio: controllo di merito e approvazione al pagamento restano nettamente separati e sempre tracciabili — su ogni documento è indicato chi ha verificato e quando. La Riconciliazione documenti guadagna una scheda «Verificato» tra In arrivo e Approvato. Dove trovarlo: Impostazioni › Flussi di approvazione multilivello › «Fase di verifica prima dell'approvazione». Con l'interruttore disattivato non cambia nulla.

Sollecitare automaticamente bolle di consegna e conferme d'ordine mancanti

Maxi.Build AI scrive ora da sé ai vostri fornitori quando manca un documento. Se arriva una fattura senza la relativa bolla di consegna digitale, il sistema la richiede cortesemente via e-mail in forma di lettera, dopo un tempo di attesa scelto da voi. Lo stesso vale un passo prima nel processo d'acquisto: per ogni ordine importato si può richiedere automaticamente la conferma d'ordine corrispondente. La risposta del fornitore rientra direttamente nella vostra posta documenti e viene abbinata in automatico.

Il controllo resta vostro: la funzione si attiva fornitore per fornitore, con tempo di attesa in giorni, indirizzo destinatario alternativo e la possibilità di allegare la vostra copia del documento. Le pratiche passate non vengono mai sollecitate a posteriori. E quando serve fare in fretta, basta selezionare più documenti nell'elenco e fare clic su «Chiedi al fornitore». Dove trovarlo: Fornitori › aprire un fornitore (automatico) e Riconciliazione documenti › selezionare i documenti › «Chiedi al fornitore» (manuale).

Promemoria per scadenze di sconto cassa e pagamento

Lo sconto cassa scade in silenzio, di solito perché una fattura attende ancora un'approvazione. Maxi.Build AI ora vi avvisa automaticamente: a partire da due giorni prima della scadenza dello sconto cassa o della data di pagamento, ogni giorno fino al termine. I casi più urgenti vengono inoltre segnalati subito, non appena l'AI ha analizzato una fattura con uno sconto cassa in scadenza ravvicinata.

I promemoria raggiungono esattamente chi deve agire: i prossimi approvatori se la fattura non è ancora approvata, e l'amministrazione se una fattura approvata non è ancora stata contrassegnata come pagata. Entrambi i tipi di promemoria sono volutamente disattivati per impostazione predefinita. Dove trovarlo: Impostazioni › Notifiche › «Promemoria per fatture non ancora approvate» e «Promemoria di pagamento per fatture approvate non ancora pagate».

Nuova analisi: Fatture — che cosa ci è stato fatturato?

C'è una nuova pagina di analisi dedicata a fatture e note di credito: quanto ci è stato fatturato in quale periodo, da chi e per che cosa? Vedete indicatori chiave, un andamento nel tempo, una classifica dei fornitori e una tabella riepilogativa — sempre al netto dell'IVA e filtrabili per commessa e periodo.

La particolarità è la dimensione di analisi liberamente selezionabile sopra la tabella: potete raggruppare la spesa per fornitore, categoria di materiale, mestiere o etichetta del fornitore, ed espandere ogni gruppo fino al singolo documento, che rimanda direttamente alla Riconciliazione documenti. Dove trovarlo: Analisi › Fatture. Visibile ai ruoli abilitati a vedere gli importi (admin, responsabile di commessa, amministrazione).

Analisi ricostruite: Dashboard, Procurement e Bilancio delle masse

L'area analisi è stata ricostruita per la direzione di commessa. La Dashboard mostra tutte le consegne nel tempo per categoria di materiale, una classifica dei fornitori e una tabella prodotti con le quantità per unità. Procurement analizza gli ordini — a scelta da ordini Maxi.Build, ordini importati e conferme d'ordine — con filtro per mestiere, valutazione dei fornitori e leve di negoziazione. Il Bilancio delle masse suddivide ogni riga delle bolle di consegna di una commessa per elemento costruttivo.

Nuovo è anche il salto dall'analisi al documento: nella tabella «Prodotti consegnati» potete espandere ogni prodotto fino alle singole bolle di consegna — con numero, data, fornitore e posizione — e aprire il documento direttamente in anteprima. Con le caselle di selezione esportate esattamente le righe che vi servono, in CSV o Excel. Dove trovarlo: Analisi › Dashboard, Procurement, Bilancio delle masse.

Istruzioni AI valide per tutta l'azienda su confronto offerte e verifica contratti

Non dovete più spiegare le vostre regole interne all'AI ogni volta. Due nuovi campi di istruzioni a livello aziendale valgono ora per ogni analisi: uno per il confronto delle offerte nelle richieste di preventivo («valutare per primi i fornitori con contratto quadro») e uno per la verifica dei contratti («controllare se lo sconto cassa corrisponde alle nostre condizioni standard del 3 % a 14 giorni», «evidenziare le clausole di rinnovo automatico»).

Le istruzioni della singola richiesta di offerta o del singolo contratto restano possibili e prevalgono in caso di conflitto: la regola aziendale è l'impostazione di base, non l'ultima parola. Dove trovarlo: Impostazioni › Prompt AI personalizzati.

L'assistente AI è ora raggiungibile anche via e-mail

Oltre alla chat nel browser e a WhatsApp, l'assistente Maxi.Build risponde ora anche alle e-mail. Scrivete semplicemente a ki@streckenheld.com — con le stesse capacità della chat: domande su documenti e fornitori, calcolo dei budget, messaggi ai fornitori, commenti sui documenti. La risposta arriva nel vostro programma di posta, nella conversazione giusta e nella vostra lingua.

È particolarmente comodo per chi lavora tutto il giorno nella posta in arrivo o è fuori sede: nessun accesso, nessun cambio di finestra. L'unico requisito è che il vostro indirizzo e-mail sia registrato nel team di un'azienda. Tutte le conversazioni — browser, WhatsApp o e-mail — confluiscono nella stessa cronologia. Dove trovarlo: Assistente AI (nel menu) oppure direttamente via e-mail a ki@streckenheld.com.

Nuovi filtri e indicatori per singolo controllo nella Riconciliazione documenti

La Riconciliazione documenti mostra ora un indicatore separato per ogni controllo dell'AI, invece di un giudizio complessivo. Vedete quindi a colpo d'occhio se la fattura corrisponde alla bolla di consegna e se allo stesso tempo corrisponde all'ordine, con l'indicazione di quali due documenti sono stati confrontati. Di conseguenza il filtro «Stato di riconciliazione» può ora puntare a un singolo controllo.

Novità anche il filtro «Bolle di consegna» con i valori «completo» e «mancante»: con un clic vedete tutte le fatture per cui manca ancora una bolla — la preparazione ideale per la funzione di sollecito automatico descritta sopra. Dove trovarlo: Riconciliazione documenti › Tutti i filtri.

Calendario: vista elenco e date di consegna personalizzate

Il calendario delle consegne si può ora commutare in vista elenco: tutte le voci del periodo selezionato una sotto l'altra, raggruppate per giorno, con i giorni vuoti nascosti. Soprattutto su schermi stretti e per capire al volo «che cosa arriva questa settimana?» è molto più comodo. La vostra scelta resta memorizzata.

Inoltre potete impostare voi stessi la data di consegna prevista: con l'icona a matita su ogni voce inserite data e ora, per esempio dopo una telefonata con il fornitore. La voce si sposta subito al nuovo giorno. Il vostro inserimento manuale prevale sulla data che l'AI ha letto dal documento. Dove trovarlo: Calendario › Visualizzazione e icona a matita sulla voce.

Il vostro marchio su tutte le e-mail

Le e-mail che Maxi.Build AI invia a vostro nome si presentano ora con la vostra immagine: logo, colore aziendale e righe di piè di pagina nella carta intestata — nelle richieste ai fornitori, nelle conferme d'ordine, nelle richieste di offerta e nel riepilogo giornaliero dei nuovi documenti.

Potete inoltre definire un nome mittente personalizzato. I vostri fornitori vedranno allora, per esempio, «Ufficio acquisti Musterbau GmbH» come mittente invece del nome della singola persona. Le notifiche interne al vostro team restano invariate. Dove trovarlo: Impostazioni › Notifiche › Preferenze e-mail e Impostazioni › Branding.